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        正文內容

        深圳市審計局合同管理辦法(試行)

          第一章總則

          第一條 為規范政府合同管理,防范合同法律風險,維護合同各方當事人合法利益,根據《中華人民共和國民法典》《深圳市政府合同管理規定》等有關法律、法規、規章的規定,結合我局實際,制定本辦法。

          第二條 本辦法所稱合同,是指以深圳市審計局為締約主體,在行政管理和民事經濟活動中與公民、法人或者其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

          第三條 本辦法所稱的重大合同包括:

          (一)合同標的超過人民幣30萬元(含)的合同;

          (二)所涉事項列入或擬列入國家、省、市、區重點項目、重大工程的重大投資項目合同;

          (三)其他社會影響較大,關系重大公共利益的合同;

          第四條 以我局名義談判磋商、訂立、履行合同,解決合同爭議,保管合同文件資料等活動,適用本辦法。

          我局內設機構不得作為合同主體對外簽訂合同。

          第五條 合同管理應當遵循權責明確、程序規范、內容合法、處理及時的原則,保障我局國有資產、財政性資金安全,促進公共資源有效利用。

          第六條 我局具體承辦合同的相關業務部門(以下簡稱承辦部門)承擔合同的前期準備、擬定、審查、簽訂、履行和爭議解決等事宜:

          (一)負責合同項目的調研、可行性和合理性論證評估;

          (二)審查合同對方當事人的主體資格、資信及履約能力等情況,并收集相關資料;

          合同簽訂方如為企業,審查內容主要包括:企業工商登記信息(包括注冊資本、經營范圍、法人等)、行政處罰信息、經營異常信息、嚴重違法信息(可在全國企業信用信息公示系統中查詢及收集)、具備的專業資質等信息。

          合同簽訂方如為個人,審查內容主要包括:身份信息、個人無犯罪證明、個人資質材料、個人信用報告、銀行賬號等。

          (三)負責與合同對方當事人進行談判,擬訂、修改合同文本;

          (四)負責合同文本的初步合法性審查;

          (五)負責根據合法性審查等情況修改和正式簽訂合同;

          (六)負責隨時跟蹤合同履行情況,對合同履行過程中發生的糾紛和發現的問題進行調查處理;

          (七)按照本辦法要求負責政府合同糾紛的協商、調解、仲裁和訴訟應對等工作;

          (八)負責合同談判、訂立、履行、變更、解除以及合同爭議的處理等相關資料的整理、保管和移交工作。

          (九)負責對合同簽訂方的履約情況進行評價,并做好評價結果的運用。

          第七條 我局各類合同的歸口管理部門為辦公室,辦公室下設合同管理崗,其主要職責為:

          (一)負責合同訂立審核、合同編號、備案登記、合同變更登記、合同履行情況審核監督、合同階段性付款審核;

          (二)定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節,采取相應控制措施,促進合同的有效履行;

          (三)與負責預算管理、收支管理的財會人員之間建立溝通協調機制等;

          (四)檢查確認合同是否有根據法律顧問的意見進行修改。確保法律顧問提出的修訂意見能夠有效履行;

          (五)做好合同資料收集、整理、歸檔工作。

          財務室負責合同資金的管理,確定合同資金來源,審查金額是否符合預算范圍;管理合同專用章;根據合同約定付款方式對合同進行付款結算。

          第八條 法規審理處為我局的法規部門,主要負責對法律顧問進行監督管理,并會同法律顧問對重大合同的合法性進行審查。其主要職責為:

          (一)對重大合同的合法性進行審查。若發現合同條款中有明顯影響我局利益的合同條款,可退回合同承辦部門修改并要求處室對其做出情況說明。如無發現重大異議,則提出修改意見供合同承辦部門進行修改。合同承辦部門在收到合同審查部門或法律顧問提出的修改意見后,應進行合同修訂;

          (二)審查合同承辦部門是否有對合同簽訂對象資質背景進行審查(如發現審查程序缺失,應明確提出補充審查意見);

          (三)協助承辦部門辦理合同糾紛的調解、仲裁、訴訟活動。

          第九條 合同承辦部門、管理部門、法規部門及其工作人員以及其他相關參與知情人員應當嚴格保守秘密,不得擅自對外披露或向他人提供有關合同磋商、合法性審查、訂立、履行、爭議處理等相關信息或資料。

          第二章  合同的訂立

          第十條 合同應當采用書面形式訂立。

          第十一條 合同簽訂前,合同承辦部門應當做好以下前期準備工作:

          (一)可行性研究論證;

          (二)評估合同簽訂對象是否有完成合同目標的資格、實力等;

          (三)談判磋商。指定專人負責與合同對方當事人談判與磋商。對于金額巨大、影響重大、專業技術性強或法律關系復雜的合同,依照規定應當成立談判工作小組的,合同承辦部門可以邀請專業人員參加;

          (四)其他工作。法律、法規規定應當以公開招標、邀請招標、競爭性談判等特定方式產生合同對方當事人的,應當依相關規定履行相關程序。

          第十二條 合同承辦部門應當根據前期準備工作情況,及時組織專門機構或專人草擬合同文本。

          合同及其補充協議文本應當為中文文本。確需存在兩種或兩種以上文字版本的,原則上應當以中文文本為準或者優先。

          合同項目涉及保密事項的,合同承辦部門應當與對方當事人簽訂保密協議。

          第十三條 合同一般應當具備以下基本條款及內容:

          (一)合同主體的名稱或者姓名、法定代表人或負責人或授權代表姓名、住所、聯系方式。合同另一方主體須附上營業執照、法人登記證、身份證件等證照復印件。

          (二)合同目的、標的或者項目的詳細內容。標的物是動產的應當標明名稱、型號、規格、品種、等級、花色等;標的物是不易確定的無形財產、勞務、工作成果的,表述應當準確、明白;不動產應當注明名稱和坐落地點。

          (三)標的物的數量和質量。數量應當清楚、準確,計量單位、方法和工具符合國家或者行業規定。質量方面,國家有強制性標準的,要明確標準。可能有多種適用標準的,要在合同中明確具體適用標準,并明確質量檢驗的方法、責任期限和條件、質量異議期限和條件等。

          (四)價款或報酬。明確約定價款或報酬數額、計算標準、結算方式和程序。若合同中約定提供長期性服務,應要求付款方式為分階段付款;若因特殊情況需一次性付款的合同,需向財務室、法律顧問以及合同歸口管理崗說明情況。

          (五)履行期限、地點和方式。履行期限要具體明確,地點應當具體到路、門牌號碼及具體房間號,交付標的物方式、勞務提供方式和結算方式應當具體、明確。

          (六)根據合同性質需要約定的合同雙方的其他權利和義務。包括標的物交付、價款或報酬支付的方式、時間和地點,其他相互協作的義務。涉及有稅費、保險的,應當明確繳交及保費承擔主體。

          (七)違約責任及賠償損失的計算方法。明確約定違約責任的承擔形式,違約金或賠償金具體數額或具體計算方法。

          (八)合同爭議解決方式。應當約定優先以協商方式解決。協商不能解決的,一般約定由我局提出仲裁。

          (九)生效條件、訂立日期。一般應當約定自合同雙方法定代表人或者授權代表簽字并加蓋單位公章之日起生效,如合同有固定期限的,還應當注明合同有效期。法律、法規規定合同應當經批準或者登記后生效,或者合同約定須經公證等程序生效的,應當在合同中注明并及時辦理相關手續。

          (十)其他與合同相關的事項。

          第十四條 合同不得含有下列內容:

          (一)超越我局職權范圍的承諾或者義務性約定;

          (二)加重我局的義務和責任、明顯損害我局利益等顯失公平的約定;

          (三)將合同效力、合同條款解釋、合同履行和合同變更、解除、終止以及爭議解決的適用法律約定為境外國家、地區法律;

          (四)約定合同的內容、表述以中文之外的其他語言文本為準或者優先;

          (五)其他違反現行法律、法規或者損害國家、社會公共利益的約定。

          第十五條 對于政府部門常用、同類型的合同,應當主動推廣使用國家、省、市推行的合同示范文本。

          訂立合同時,應當優先使用合同示范文本。使用合同示范文本時,因特殊情況需要,可以在示范文本中另行補充約定。

          第十六條 合同項目涉及其他部門職責的,合同承辦部門還應當在合同簽訂前征求其他相關部門的意見,相關部門應當積極配合并提出意見。

          第十七條 合同文本擬訂后,合同承辦部門應當將合同提交至法律顧問進行合法性審查(重大合同需同時提交法規部門和法律顧問審查)。送交合法性審查時,應當根據合同訂立的實際情況提供以下材料:

          (一)提請審查的合同文本及其附件;

          (二)與合同有關的情況說明、背景材料及相關部門、機構或人員的意見;

          (三)合同前期準備工作中的相關資料,包括合同對方當事人的資質、資產、信用、履約能力調查材料等;

          (四)談判備忘錄等合同磋商過程中的相關資料文件;

          (五)合同訂立的依據、批準文件;

          (六)其他需要提供的相關材料。

          第十八條 法規部門或法律顧問必要時可以對合同條款的設置的合理性提出意見,供合同承辦部門參考。

          第十九條 承辦部門對合法性審查意見有異議或者確因合同項目情況特殊無法采納或無法完全采納的,應當跟法規部門或法律顧問協商;仍無法達成一致意見的,報請局領導審定。

          第二十條 一般合同經法律顧問審查、合同管理部門復核后,報辦公室分管局領導審批;重大合同經法規部門、法律顧問審查、合同管理部門初核后報分管局領導審核,局長辦公會議審議批準。不涉及支付金額的合同原則上由承辦處室分管局領導審批。

          第二十一條 合同原則上由局法定代表人(局長)或經法定代表人(局長)授權的分管局領導、辦公室主任簽署。

          (一)重大合同由局法定代表人(局長)本人或授權分管局領導簽署;

          (二)10萬元(含)以上的合同由局法定代表人(局長)授權分管局領導簽署;

          (三)10萬元以下的合同由局法定代表人(局長)授權辦公室主任簽署。

          第二十二條 合同編號應遵循以下規則:

          (一)合同分為貨物合同、服務合同、工程合同,以“SJJ+部門簡稱(三個字母)+合同簽訂年月(四位數字)+順序號(兩位數字)”對合同進行編號,最后兩位順序號務必體現連續性,從01開始,以一年為周期,新的一年則順序號又從01開始,合同編號不得重復,例2020年7月辦公室負責簽訂合同,可編為“SJJBGS200701”。

          (二)合同取號:各承辦部門在合同擬訂、申請并通過審批后,需向合同管理部門申請合同編號。

          (三)合同編號應登記在合同臺賬以及會計憑證摘要中,便于合同承辦部門查閱合同信息。財務人員應根據支出項目把合同編號登記入憑證摘要中,以便于后期分階段付款或結算時對合同信息的查閱。

          第二十三條 所有審查和審批程序完成后,由辦公室加蓋公章。雙方須在印章加蓋處、文字修改處、合同騎縫處加蓋公章。

          第二十四條 合同至少一式四份,其中兩份交合同對方當事人,其余兩份用于存檔和財務報銷。

          第二十五條 局合同文本需報經政府有關主管部門、同級財政部門或者其他政府部門審查備案的,應當履行相應程序。

          第三章  合同登記與履行

          第二十六條 由辦公室合同管理員對合同進行登記、保管。

          合同承辦部門經辦人應在合同訂立后7個工作日內將合同原件、合同審查意見、合同審核單及其他與合同簽訂有關的資料提交合同管理員,由合同管理員進行登記、分類、連續編號。

          第二十七條 合同簽訂后,合同承辦部門負責合同的履行,并應當及時對履行過程中的問題進行處理。在合同對方當事人怠于履行合同義務時,合同承辦部門應當承擔督促、監督義務履行的職責,及時主張權利。

          合同的履行涉及其他政府部門的,合同承辦部門應及時協調相關部門。

          第二十八條 合同履行過程中,因客觀環境發生變化等原因確需變更合同實質性條款,包括合同履行主體、合同標的、合同履行期限、違約責任等變更的,合同承辦部門應當及時與對方當事人協商,就變更事項簽訂補充協議,并按本辦法規定進行合法性審查。變更合同的手續,應與簽訂合同時的審批權限和程序相同。

          因我局原因需解除合同的,合同承辦部門應當先就解除合同行為進行法律風險評估。經風險評估后,仍決定解除合同的,應當及時向對方當事人發出書面解除合同通知,并與合同對方當事人協商合同解除有關事宜。合同承辦部門在發出書面解除通知前,需根據簽訂合同時的審批權限和程序履行手續。報批時,應當同時提交解除合同風險評估意見。

          第二十九條 合同履行過程中出現下列情形之一,對合同履行產生或可能產生重大影響的,合同承辦部門應當根據實際情況及時主張權利,做出合同變更或者解除等相應對策或處理建議:

          (一)不可抗力;

          (二)合同依據的法律或政策修改、廢止,或簽訂合同時的客觀情況發生重大變化;

          (三)合同對方當事人財產狀況惡化、喪失商業信譽或者喪失、可能喪失履行能力;

          (四)合同對方當事人預期違約以及其他可能影響合同履行的情形。

          第三十條 合同經辦人根據合同規定履行合同,及時收集憑證資料,在約定時間內提交財務室辦理結算。

          財務室應當根據合同有關規定辦理結算手續。凡未按合同條款履約的,財務室有權拒絕付款。

          第三十一條 合同履行結束前,承辦部門需對履約情況進行評價,對履約評價良好的延續性服務合同,承辦部門可根據實際需要申請合同續簽,合同續簽申請需提前三個月提出,經局采購小組審核后,按審批權限報局黨組會議或局長辦公會議審定。合同續簽的次數及期限按照市有關規定執行。

          第四章  合同爭議的處理

          第三十二條 合同在履行過程中產生爭議,合同承辦部門應當負責查明情況及原因,收集相關資料,包括合同糾紛的起因、合同的履行情況、違約情形、損害結果、違約行為與損害結果之間的因果關系以及免責事由等。合同承辦部門應當及時組織評估合同爭議可能產生的不利后果,制定應對方案。

          第三十三條 合同發生爭議時,合同承辦部門應當積極主動介入與對方當事人協商、溝通,尋求和解方式解決爭議。經協商或調解達成一致意見的,應當按本辦法規定的程序簽訂書面協議。

          在通過和解、調解方式解決合同爭議過程中,任何部門或個人不得擅自放棄屬于我局享有的合法權益。但經過研究論證,為維護政府正當權益,避免政府面臨更大法律風險,確需通過調解、和解方式放棄屬于我局享有的合法權益以解決合同爭議的,應當報請局領導批準。

          第三十四條 合同爭議經充分溝通協商,仍無法達成一致意見,且該糾紛可能嚴重損害或威脅政府權益或重大公共利益的,合同承辦部門應當及時采取風險防范應對措施并向局領導報告。

          合同承辦部門需提起訴訟或提出仲裁申請的,應當全面收集有關對方違約、對方違約給我局造成的損失,我局履行合同情況等方面的證據材料,并會同法規部門和法律顧問研究論證后報請局領導批準。

          合同承辦部門提起訴訟或提出仲裁申請的,原則上不得遲于法定訴訟時效屆滿前三個月。

          第三十五條 因合同爭議被訴或被提請仲裁的,合同承辦部門應當及時向法規部門和法律顧問通報情況,并做好應訴準備。

          第五章  合同資料、檔案、臺賬的管理

          第三十六條 合同承辦部門經辦人負責妥善保管合同訂立、合同履行以及合同爭議處理等過程中產生的全部原始文件資料。包括但不限于:

          (一)正式簽訂的合同文本及其附件;

          (二)合同履行過程中簽訂的有關補充協議、變更協議;

          (三)簽約審批材料;

          (四)合同前期談判過程中的背景資料、往來郵件、會議紀要、談判備忘錄及與合同簽訂有關的傳真、錄音、錄像等;

          (五)合同對方當事人的權利憑證、資質、資產、信用、履約能力、知識產權狀況調查材料;

          (六)合法性審查意見及相關部門意見;

          (七)履行情況記載;

          (八)合同爭議的處理情況記載及有關材料;

          (九)其他與合同有關的文件資料。

          第三十七條 合同履行完畢后,除局領導另有指定外,合同承辦部門應當將合同及相關資料整理后及時交辦公室合同管理員歸檔。除法律另有規定外,不得擅自處理、銷毀。

          第三十八條 我局根據合同的重要程度,設定合同文件資料的保管期限:一般合同的文件資料應當保管10年以上,重大合同的文件資料應當永久保存。法律、法規、規章對合同文件資料的保管期限另有規定的,從其規定。

          第三十九條 加強合同信息的安全保密工作,嚴格執行合同借閱辦法,經查閱部門負責人簽字、分管局領導批準后查詢,查閱合同需逐筆登記,查閱人需登記姓名、查閱原因、批準領導等信息。嚴禁將合同帶出合同保管區域。

          第四十條 合同簽訂后,合同承辦部門應及時將合同信息更新到合同臺賬中。財務室在收到有關合同的付款申請后,應查閱審核付款條件,付款情況應及時更新到合同臺賬中。辦公室合同管理員負責對合同臺賬信息進行日常維護及檢查。

          第六章  附則

          第四十一條 局各處室及其工作人員違反本辦法,有下列行為之一的,按規定追究行政責任;涉嫌犯罪的,移送司法機關處理:

          (一)違反法律、法規、規章簽訂合同的;

          (二)未經審查擅自對外簽訂合同的;

          (三)在合同簽訂、履行過程中,與他人惡意串通,損害政府利益的;

          (四)在合同簽訂、履行過程中,玩忽職守、濫用職權、收受賄賂的;

          (五)在應訴過程中,因嚴重不負責任造成舉證不能、應訴期限過期等情形導致敗訴的;

          (六)在糾紛處理中,擅自放棄屬于我局或處室在合同中享有的合法權益的;

          (七)未按規定保守秘密的;

          (八)未妥善保管合同資料、檔案材料的。

          第四十二條 本辦法自印發之日起施行,由局辦公室負責解釋。此前文件與本辦法有沖突的,以本辦法為準。


        一分鐘讀懂
        為什么制定本辦法?
        為規范政府合同管理,防范合同法律風險,維護合同各方當事人合法利益。
        本辦法適用范圍是?
        以深圳市審計局為締約主體,在行政管理和民事經濟活動中與公民、法人或者其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。
        合同由誰負責?
        我局具體承辦合同的相關業務部門(以下簡稱承辦部門)承擔合同的前期準備、擬定、審查、簽訂、履行和爭議解決等事宜,各類合同的歸口管理部門為辦公室。
        招標合同、采購合同透明公開程度怎樣,市民怎樣能夠看到?
        相關招標公告、采購公告會及時在深圳市審計局官網對外公開。
        如何保障合同雙方的權益?
        合同雙方根據合同規定履行合同。承辦處室經辦人及時收集憑證資料,在約定時間內提交財務室辦理結算。財務室應當根據合同有關規定辦理結算手續。凡未按合同條款履約的,財務室有權拒絕付款。
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